研究人材・学生・研究費の情報管理に関する調査(調査実務)

文部科学省 科学技術イノベーション政策における「政策のための科学」推進事業
データ・情報基盤整備

大学、公的研究機関、短期大学、高等専門学校のご担当者の皆様

科学技術イノベーション政策における「政策のための科学」 ：データ・情報基盤整備における
「研究人材・学生・研究費の情報管理に関する調査」のWebページへのアクセス、誠にありがとうございます。

このページでは調査票等の電子媒体や「問い合わせ・回答提出用のテンプレート」の調査実務に関する資料を提供します。
この調査の背景である「政策のための科学」、「データ・情報基盤整備」、「博士課程修了者の追跡システム・高度人材データベース」に関しては調査背景をご覧下さい。

（最終更新2011年12月16日 17時）

このページの目次（ページ内リンク）
[1] 研究人材・学生・研究費の情報管理に関する調査について [2] 調査票等のダウンロード
[3] 問い合わせ・回答の提出等のテンプレート [4] 調査に関するQ&A

[1]研究人材・学生・研究費の情報管理に関する調査について

『研究人材・学生・研究費の情報管理に関する調査』では、日本国内の大学、公的研究機関、短期大学、高等専門学校を対象に研究人材等に関する情報の把握方法・保有状況等について調査いたします。
研究機関の皆様には、お忙しい中ご負担をおかけして恐縮ですが、何卒ご協力いただきますよう、よろしくお願い申し上げます。

＜調査名＞
「研究人材・学生・研究費の情報管理に関する調査」
＜調査対象＞
大学（国立・公立・私立）、大学共同利用機関、
独立行政法人、国立試験研究機関、公設試験場
短期大学、高等専門学校
＜調査方法＞
Microsoft Excelの調査票調査（電子メールによる回答）
　回答内容に応じて、「研究人材の転出の際の記入書類」「学生が卒業する際の進路調査票」を電子媒体で添付
研究人材・学生・研究費の情報管理に関する調査の流れ
＜提出期限＞
平成24年（2012年）1月23日（月）
※ 回答の提出期限につきましては、必要に応じて、下記の問合せ先までご相談ください。
＜調査内容＞
国立大学、公立大学、私立大学、大学共同利用機関への調査内容
  • 研究人材（教員・ポストドクター）に関する情報の把握・データベースの状況や、転出した研究人材に関する情報の把握の状況について
  • 学生に関する情報の把握・データベースの状況や、学生の卒業後の進路に関する情報の把握・保有の状況について
  • 人材に関する公的統計の回答体制や方法について
  • 科学技術研究調査（総務省）の「内部使用研究費」と大学の財務データの関係について
研究開発法人〔独法〕、国立試験研究機関、公設試験場、短期大学、高等専門学校用への調査内容
  • 研究人材（教員・ポストドクター）に関する情報の把握・データベースの状況や、転出した研究人材に関する情報の把握の状況について
  • 人材に関する公的統計の回答体制や方法について
＜調査票＞
Microsoft Excel形式の調査票は、このページの下記のボタンよりダウンロードしてください。
＜お問い合わせ先＞
■本調査における共通の連絡先　jinzai@nistep.go.jp
■調査の目的、「政策のための科学」の趣旨、事業について
　文部科学省 科学技術政策研究所
　SciSIP（さいしっぷ）室　齋藤（さいとう）
　TEL：03-6733-6539（SciSIP室直通）
■調査の方法、回答方法、回答期限について
　調査業務委託先：　株式会社　日本総合研究所
　中務（なかつかさ）、南條（なんじょう）
　TEL：03-6833-1432（直通）［オフィス移転のため電話番号が変わりました］

[2]調査票等のダウンロード

貴機関に該当する調査票（Excel形式）を、下記のボタンをクリックしてダウンロードしてください。

国立大学、公立大学、私立大学のご担当者の方

調査票

回答用の調査票（Excel形式）です。［12月16日16時 「Q.A-3」のパッケージ名とメーカー名の対応ミス改訂］

機関コードリスト

回答ファイルや問い合わせ等にご利用頂く機関コードのリストです。
[1] 国立大学のリスト [2] 公立大学のリスト [3] 私立大学のリスト [4] 大学共同利用機関のリスト

調査要領

回答方法に関する記入要領です。
調査要領（大学向け）

大学向け（調査票、機関コードリスト、調査要領のセット）

上記の大学向け調査セット（調査票、機関コードリスト、調査要領）です。
ファイルの内容は個別ファイルと同じです。［12月16日16時 「Q.A-3」のパッケージ名とメーカー名の対応ミス改訂］
一括ダウンロードをしたい場合やWebブラウザ上でExcelが開いてしまう場合にご利用下さい。

研究開発法人〔独法〕、国立試験研究機関、公設試験場、短期大学、高等専門学校のご担当者の方

調査票

回答用の調査票（Excel形式）です。［12月16日16時 「Q.A-3」のパッケージ名とメーカー名の対応ミス改訂］

機関コードリスト

回答ファイルや問い合わせ等にご利用頂く機関コードのリストです
[5] 研究開発法人〔独法〕のリスト [6] 国立試験研究機関のリスト [7] 公設試験場のリスト
[8] 短期大学のリスト [9] 高等専門学校のリスト

調査要領

回答方法に関する記入要領です。
調査要領（公的研究機関、短大、高専向け）

公的研究機関・短大・高専向け（調査票、機関コードリスト、調査要領のセット）

上記の公的研究機関・短大・高専向け調査セット（調査票、機関コードリスト、調査要領）です。
ファイルの内容は個別ファイルと同じです。［12月16日16時 「Q.A-3」のパッケージ名とメーカー名の対応ミス改訂］
一括ダウンロードをしたい場合やWebブラウザ上でExcelが開いてしまう場合にご利用下さい。

[3] 問い合わせ・回答の提出等のテンプレート

問い合わせや回答提出に関するメールテンプレートを用意しております。
メール テンプレートのボタンを押すと、宛先とタイトルの例入りでメールソフトが立ち上がります。

問い合わせ・回答の提出等のテンプレートの目次（ページ内リンク）
[3a] ご質問・お問い合わせ [3b] 依頼状の希望 [3c] 回答期限のご相談 [3d] 回答の提出

[3a]【ご質問・お問い合わせ】

「調査の手順が分からない」「質問文や選択肢の意味が分からない」といった質問、お問い合わせがありましたらjinzai@nistep.go.jpへお尋ね下さい。
当方の整理上、メールのタイトルに「【問い合わせ】機関コード_機関名」を入れていただけると助かります。
なお、下記の送信テンプレートをクリックすると、宛先やタイトル例が入ったメール送信画面が立ち上がりますので、ご利用ください。
お問い合わせメール お問い合わせの送信テンプレート
　回答用テンプレートはWebブラウザにOperaを使うと文字化けします。Internet Explorer、Firefox、Chrome、Safariのいずれかにて開いてください。
　または、メールソフトから新規メールとして上記のタイトルと情報を記入して送付してください。

[3b]【依頼状の希望】

調査の郵送物には文部科学省 科学技術政策研究所の所長名での依頼状（公文書）を同封しております。
他部署への連絡等のため、電子媒体（スキャンしたPDF）での依頼状を希望される場合は、jinzai@nistep.go.jpへお知らせ下さい。
当方の整理上、メールのタイトルに「【依頼状希望】機関コード_機関名」を入れていただけると助かります。
なお、下記の送信テンプレートをクリックすると、宛先やタイトル例が入ったメール送信画面が立ち上がりますので、ご利用ください。
依頼状希望メール 依頼状希望の送信テンプレート
　回答用テンプレートはWebブラウザにOperaを使うと文字化けします。Internet Explorer、Firefox、Chrome、Safariのいずれかにて開いてください。
　または、メールソフトから新規メールとして上記のタイトルと情報を記入して送付してください。

[3c]【回答期限のご相談】

当調査は平成24年（2012年）1月23日（月）を回答期限としております。回答期限に関するご相談がある場合はjinzai@nistep.go.jpへご連絡ください。
当方の整理上、メールのタイトルに「【回答期限相談】機関コード_機関名」を入れていただけると助かります。
なお、下記の送信テンプレートをクリックすると、宛先やタイトル例が入ったメール送信画面が立ち上がりますので、ご利用ください。
回答期限相談メール 回答期限相談用の送信テンプレート
　回答用テンプレートはWebブラウザにOperaを使うと文字化けします。Internet Explorer、Firefox、Chrome、Safariのいずれかにて開いてください。
　または、メールソフトから新規メールとして上記のタイトルと情報を記入して送付してください。

[3d]【回答の提出】

提出用ファイルの準備が整いましたら、調査票をメールに添付してjinzai@nistep.go.jpへ提出してください。
なお、下記の送信テンプレートをクリックすると、宛先やタイトル例が入ったメール送信画面が立ち上がりますので、ご利用ください。
回答メール 回答提出用の送信テンプレート
　回答用テンプレートはWebブラウザにOperaを使うと文字化けします。Internet Explorer、Firefox、Chrome、Safariのいずれかにて開いてください。
　または、メールソフトから新規メールとして上記のタイトルと情報を記入して送付してください。

[4] 調査に関するQ&A

調査に関するQ&Aを随時掲載していきます。　（最終更新2011年1月16日 20時）

調査に関するQ&Aの目次（ページ内リンク）
[4a] 調査全般・調査手順 [4b] 調査対象（下位組織） [4c] 情報管理シート
[41] 調査票Ⅰ「教員（研究者）・ポストドクター」 [42] 調査票Ⅱ「学生・卒業生」 [43] 調査票Ⅲ「人材に関する統計・データベース」
　　　（大学以外の機関の場合は調査票Ⅱ）
[44] 調査票Ⅳ「研究費・財務諸表」

[4a] 調査全般・調査手順

調査票のダウンロードの方法がわからないのですが、どうすれば良いでしょうか。【12月13日】
調査要領の4ページ目を参照し、本ページの上部にある[2] 調査票等のダウンロードから貴機関が該当する機関用の調査票をダウンロードして下さい。
調査票の回答にあたって、3～4つの本部部局で取りまとめる必要がありますが、どうすれば良いでしょうか。【12月13日】
大学によって、管理状況が異なっており、それぞれの組織体制や管理体制に合った調査票を作成することが難しい面がございます。担当部局に照会の上でご回答頂けると幸いです。ご負担をおかけして申し訳ございませんが、ご理解、ご協力をよろしくお願いいたします。
ダウンロードした調査票にエラーが出てしまい、記入がうまくできません。どのように対応したら良いでしょうか。【12月14日】
調査初期の調査票に不備があったため、修正したバージョンをアップロードいたしました。ウェブサイトにて最新の調査票をダウンロードして頂き該当箇所の記入ができるかを確認して下さい。最新の調査票で同様の記入をしても同じエラーが出てしまった場合はお知らせ下さい。
当校は、文系の大学・公的研究機関で科学技術とは関係がないが、回答をしたほうが良いでしょうか。【12月14日】
大学教員などの研究人材の包括的な情報把握を目指して、個別機関の情報管理の実態を調査しております。大学・研究機関の主たる研究分野に関わりなく、ご回答をお願いいたします。
この調査はいつ時点の情報について回答すれば良いでしょうか。【12月15日】
情報管理の方法についての調査であるため、基本的にはご回答を記入する時点（2011年12月～2012年1月）についてご回答ください。なお、各種統計や研究者転出、学生の卒業に関しては、昨年度もしくは調査最新年度時点の状況でお答えください。
一つの学校法人の中に大学部と短期大学部の二種類がある。この場合、2校分回答をしなくてはならないか。【12月15日】
封書の宛名が異なり、機関コードが別となっている大学と短期大学であれば、2校分を別々にお答えください。回答内容が全く同じ場合でも、2校分の回答をご提出下さい。
同じ宛名・中身での封書が二通届いたのですが、一通は破棄しても良いでしょうか。【12月15日】
短期大学の一部に対して、誤って二通同じ封書を送ってしまったようです。宛名が全く同じであれば、一通を破棄してください。

[4b] 調査対象（下位組織）

下位組織については、機関コードリストに「本調査で指定する下位組織」 という項目で設定されていますが、下位組織に回答を依頼する場合は、 指定された下位組織に回答の依頼をしなければいけないのでしょうか。【12月13日】
下位組織については、総務省の科学技術研究調査のデータより、文部科学省にて博士課程学生の多い（または教員数の多い）部局を抽出しております。
もし、この部局でなく、他の部局の方が回答に適している場合にはそちらに依頼頂き、情報管理シートに該当部局を記載いただければ結構です。
下位組織に回答を依頼することを指示されていますが、下位の部局がありません。情報はほぼすべて本部（総務、研究部、法人支援部など）でそれぞれ管理をしています。その場合は、どのように回答すれば良いでしょうか。【12月13日】
下位組織がない場合は、本部の回答のみで結構です。回答を提出いただく際に、メール本文にその旨をご記入ください。
「下位組織用_調査票」について、大学向けの調査要領の11ページ目にQ.A-2, Q.C-2については、下位組織は（必ず回答）と記載がありますが、「下位組織用_調査票」は本部で記入できなかった質問事項がある場合にのみ下位組織にその項目を回答してもらうのか、それとも本部で全ての項目に回答 できる場合でも、Q.A-2やQ.C-2の部分を回答してもらい必ず提出するものなのか、どちらでしょうか。【12月13日】
大規模な大学では、本部で管理・把握している情報と部局（下位組織）で管理・把握している情報が異なる可能性があることから、（必ず回答）としております。しかしながら、多くの私大等から、下位組織の情報も全て本部で把握している（下位組織で事務局はない）という御意見も頂戴しております。

従いまして、本部で把握できていない（下部組織に聞かなければわからない状況が多い）場合には、下部組織に回答を依頼頂くように御願いいたします。本部で全て部局の情報を管理されている（個別の情報のあり・なしについても）場合は、下位組織に回答を依頼を頂かなくて結構です。提出の際にその旨をメール文に記載ください

[4c] 情報管理シート

各人材属性についての情報を管理する部署は複数あるが、それら全てについて記載して良いでしょうか。【12月14日】
はい、可能な範囲でご記入をお願いいたします。
研究費を取り扱う部署は、「下位組織」と解釈するので、情報管理シートには記載しないほうが良いでしょうか。【12月14日】
実態として研究費を取り扱っている部署であれば、「下位組織」ではなく、本部と認識してください。差し支えない範囲で情報管理シートに記載いただけると幸いです。

[41] 調査票Ⅰ「教員（研究者）・ポストドクター」

[A-2] 教務等のデータベースにポストドクターの情報は入っていませんが、どのように回答すれば良いでしょうか。【12月13日】
情報がない場合は、情報を持っていない旨をお答え下さい。ポストドクターに関する情報を全く把握していない場合は、ポストドクターの回答列の全ての欄に「4. 情報収集・データベースの項目となっておらず、把握していない」を記入して下さい。
[A-1] 当機関の中にポストドクターが在籍しているのかが分かりません。または、ポストドクターの担当部署や担当者が分かりません。【12月13日】
「ポストドクター等の雇用状況・進路動向調査」の回答にて2009年度における各機関のポストドクター等の在籍人数や回答の提出者に関する情報を文部科学省 科学技術政策研究所にて把握しております。【ポスドク調査情報希望】とメールのタイトルに書いてjinzai@nistep.go.jpへ送り下さい。
回答期限相談メール ポスドク調査情報希望の送信テンプレート
[A-2] 教職員の情報をMicrosoft Excelで管理しています。Excelで管理している場合でも、　"データベース"で管理していると言って良いでしょうか。【12月14日】
はい、Excelで管理している場合も、情報が一覧できる状態であればデータベースとして管理されているとお答えください。小規模の機関では、Excelで管理されているケースが多いと想定されます。

次の質問（Q.C-3）で、データベースにおいてどのようなシステム・ソフトを使用しているかを聞いていますので、該当する選択肢を回答ください。
選択肢の混乱を避けるため、Q.C-3の23は「ベースはMicrosoft（Access/Excel）である ［標準機能のみの使用を含む］」と書き改めました。
[A] 短期大学・高等専門学校の場合、送られてきた調査票には、「研究者」の情報管理について聞かれているが、研究者がいない場合どのように対応すれば良いでしょうか。【12月14日】
調査票の設計上、「研究者」と記載しておりますが、短期大学や高等専門学校でお答えの場合は、「研究者」を「本務教員」と読み替えてお答えくださいますようお願いいたします。なお、「本務教員」は、当該学校の専任の教員を指します。学校基本調査と同じ定義です。
[A-2] 情報を紙媒体のみで管理・把握している場合は、どのように回答したら良いでしょうか。【12月14日】
本質問はデータベースとして一覧できる状態での管理を尋ねております。履歴書をファイリングしているだけの状態など紙媒体のみで管理している場合は、「4.情報収集・データベースの項目となっておらず、把握していない」とご回答をお願いします。
[A-2] 個別情報について、それぞれ管理をする部署は異なりますが、各部署における把握率を記載すれば良いでしょうか。【12月14日】
各担当部署にて把握されている割合について、ご回答をお願いします。
[B-1] 転出者情報を全く把握していない場合、どう対応すれば良いでしょうか。【12月14日】
「3」と回答してください。回答の際にメールの文面に「転出者情報を全く把握していない」等追記をお願いします。
[A-3] 研究人材のデータベースに関して、「10. 日立情報通信エンジニアリング株式会社のDB-Spiral」、「11. 株式会社ＳＲＡ東北の研究者情報管理システム」となっているが、会社名とパッケージソフト名が対応しない。「10. 日立情報通信エンジニアリング株式会社の研究者情報管理システム」、「11. 株式会社ＳＲＡ東北のDB-Spiral」の誤りではないのか？【12月16日】
申し訳ありません。会社名とパッケージ名の対応が間違っておりました。12月16日17時に調査票の会社名とパッケージ名の対応を改訂してアップロードし直しました。12月16日17時以前にダウンロードした調査票でご回答の方は、会社名を基準に「10. 日立情報通信エンジニアリング株式会社の研究者情報管理システム」、「11. 株式会社ＳＲＡ東北のDB-Spiral」にご回答下さい。
[A-2] 　当機関では科研費（科学研究費補助金）を申請している者がおらず、在籍者全員が「科学研究費補助金の研究者番号」を持っていないことを把握しております。この場合は「科学研究費補助金の研究者番号」のデータベースの把握の程度をどのように回答したら良いでしょうか？【1月16日】
氏名等の基本的なデータベースが存在し、データベースに「科学研究費補助金の研究者番号」のデータ項目を追加することで、すぐにデータベースが改訂できる場合は氏名等の他のデータベースと合わせて「1. ほとんどデータベースで把握している　（把握率95%以上）」と回答して下さい。一方、在籍者の履歴書を紙媒体でファイリングしているだけで氏名等のデータベースが存在しない場合は、氏名等のデータベースの不在と並びをとって「4. 情報収集・データベースの項目となっておらず、把握していない」と回答して下さい。
大学以外の機関への調査票[B-3] 　調査票[B-3]のセルが灰色になっています。記入しなくても良いでしょうか？【1月16日】
1月16日以前の公的研究機関、短大、高専向け調査票では［B-1］に2または3と回答すると、［B-2］［B-3］の回答用セルが誤って灰色になってしまいました。しかし、担当部局に回して頂き、部局での情報管理の状況をご回答頂けると幸いです。［B-2］［B-3］の回答用セルは灰色になっていてもご回答頂くことができますので古い調査票のままでご提出頂いてもかまいません。または1月16日にアップロードしたセルが灰色にならない改訂版調査票に記入頂きご提出頂くこともできます。

[42] 調査票Ⅱ「学生・卒業生」

[C-2] 学生情報をMicrosoft Excelで管理しています。Excelで管理している場合でも、　"データベース"で管理していると言って良いでしょうか。【12月14日】
はい、Excelで管理している場合も、情報が一覧できる状態であればデータベースデータベースとして管理されているとお答えください。小規模の機関では、Excelで管理されているケースが多いと想定されます。

次の質問（Q.C-3）で、データベースにおいてどのようなシステム・ソフトを使用しているかを聞いていますので、該当する選択肢を回答ください。
選択肢の混乱を避けるため、Q.C-3の23は「ベースはMicrosoft（Access/Excel）である ［標準機能のみの使用を含む］」と書き改めました。
[C-1] 「本部用_調査票Ⅱ」のQ.C-1は、郵送されてきた紙媒体の調査票では選択肢が3つありますが、ウェブサイトからダウンロードした電子媒体の調査票には選択肢が2つしかありません。どちらに回答すれば良いでしょうか。
ウェブサイトからダウンロードしたものが最新ですので、それに従って回答ください。選択肢2つから選択ください。
[C-2] 学生の個別情報を住所録などエクセルファイルに分散して整理していますが、どのように回答したら良いでしょうか。 【12月13日】
それぞれの個別情報について、1～3の選択肢から選び、ご回答ください。

[43] 調査票Ⅲ「人材に関する統計・データベース」

[F-1] 科学技術研究調査（総務省）への回答体制は研究科によって異なりますが、どのように記述すれば良いでしょうか。【12月13日】
回答体制が学部や研究科によって異なる場合は、上記の機関リストで指定している学部・研究科の回答体制を記述して下さい。
[F-2] 「データの提出フォーマットへの変換は、エクスポート（出力機能）を用いることで自動で行われる」とは、どこまでを自動というのでしょうか。データ算出は自動で行われますが、データの入力は手で入力します。これは自動と言って良いでしょうか。【12月16日】
ここでいう「自動」は、回答するデータをデータベースから直接取り出すことを指します。回答データの作成のために、四則演算をして算出するのは、「手作業」であるとお考えください。よって、「データ算出は自動で行われるが、手入力や手で紙に記入する」場合でも、「1」と選択してください。

[44] 調査票Ⅳ「研究費・財務諸表」

[G-1] 科学技術研究調査（総務省）への回答体制は研究科によって異なりますが、どのように記述すれば良いでしょうか。【12月13日】
回答体制が学部や研究科によって異なる場合は、上記の機関リストで指定している学部・研究科の回答体制を記述して下さい。
[G-5] 科学技術研究調査の内部使用研究費の算出について、あらかじめ指定された下位組織について回答が難しい。より適切な下位組織がある場合、その下位組織について回答をしても良いでしょうか。【12月14日】
より適切な下位組織がある場合は、そちらについてご回答ください。回答の提出の際に、その旨をメールの本文に記載していただけると幸いです。
[G-5] 財務諸表に「教育研究支援経費」の経費の種類がないのですが、どのように回答すれば良いでしょうか。【12月14日】
A.「4. その他」と回答し、自由記述欄に「教育研究支援経費の経費がない」旨を記載してください。